教职工人事档案是党和国家重要机密。为了确保人事档案的绝对安全，满足工作需要，根据《干部人事档案工作条例》《新乡学院档案管理办法》等有关规定，特制定本办法。

一、已故教职工人事档案移交

依据《干部人事档案工作条例》规定，教职工死亡以后，其人事档案由组织人事部门保管满五年后移交本单位档案馆永久保存。组织人事部门在移交时，应按照有关规定和档案馆要求科学整理，制作移交清册，完整移交。档案馆应当对照《干部人事档案工作条例》规定的内容和类别，检查档案完整性后接收入库。

二、已故教职工人事档案管理

根据安全保密、便于查找的要求，对已故教职工人事档案应严密、科学地保管。

(一)档案馆安排专人管理已故教职工人事档案。

(二)已故教职工人事档案必须存放在符合安防标准的专用库房。

(三)工作人员须定期检查库房各类设施和安全措施，保持库房整洁和库内适宜的温湿度(温度14℃-24℃,相对湿度45-65%)。

(四)建立已故教职工人事档案登记和统计制度，编制检索工具，每年全面核查一次。

三.查阅已故教职工人事档案原则

(一)已故教职工人事档案由档案馆安排专人提供查阅服务，其他人员无权翻阅。

(二)已故教职工人事档案一律不外借。

(三)已故教职工人事档案一律不提供复制件，确因工作需要，由档案馆出具档案（非保密档案）证明。

四、查阅已故教职工人事档案手续

（一）查阅者必须填写《已故教职工人事档案查阅申请表》，档案馆根据申请查阅内容，有条件地提供查阅服务。

（二）外单位因工作需要查阅已故教职工人事档案，查阅人需持单位介绍信和身份证，说明查阅目的、履行审批手续后，在许可范围内查阅。

（三）直系亲属查阅已故教职工人事档案，需出示亲属关系证明，说明查阅原因，履行审批手续后，在许可范围内查阅。涉及到遗产继承的，须子女全部到场，提供相关证明，在许可范围内查阅。

（四）学校组织、人事等部门因工作需要查阅已故教职工人事档案的，需出示查阅原因说明、所在部门领导签字并加盖部门公章，履行审批手续后，在许可范围内查阅。

（五）编写各种史志和人物传记等，经批准后，从严掌握，有限制地提供部分档案材料。亲属可以提交利用申请，符合规定的为其提供数字化副本。

（六）已故教职工亲属因政审需要了解情况的，应由已故教职工所在基层单位党组织出具证明材料，档案馆不提供查阅服务。

五、查阅已故教职工人事档案保密要求

(一)档案馆工作人员应严格遵守保密制度，不准给无关人员翻阅或向无关人员泄漏及擅自向外公布档案内容。

(二)档案馆工作人员不得私自抽拆档案，不得涂改、圈划、乱加批注、撤换、损毁材料。

(三)档案馆工作人员不得擅自拍摄、复制档案内容。

附件：新乡学院已故人员档案查阅审批表

                         新乡学院已故教职工人事档案查阅审批表

已故教职工姓名		查阅人姓名
查阅人工作单位		查阅人政治面貌
查阅人联系方式		与已故教职工关系
查阅事由
查阅内容
档案使用情况 （复印、拍照、查阅）
经手人（签字）：        年       月        日
档案馆领导意见：                                                                              负责人（签字）：         年        月         日