档案室

通知公告

关于开展2024年统招毕业生学籍档案材料收集归档工作的通知
2024-05-10 15:42   审核人:

各学院:

为做好我校2024年统招毕业生学籍档案材料整理归档工作,依据《新乡学院档案管理办法》(院政字〔2020〕114号)要求,具体工作安排如下:

一、归档范围

2024年毕业生学籍档案材料归档范围为:

1.《新乡学院学生学籍表》;

2.《新乡学院学生基本信息登记表》;

3.《高等学校毕业生登记表》;

4.《关于授予普通本科毕业生学士学位的决定》。

二、归档要求

1.各学院将2024年毕业生学籍档案材料整理完毕后,分班级填写《毕业生名册》(附件1),打印一式4份。填写《毕业生名册》时需注意:

(1)未正常毕业的学生也需在《毕业生名册》显示,并在“备注”栏注明未毕业事由;

(2)确保《毕业生名册》中学号顺序、目录顺序和学籍档案材料顺序一致。

2.学籍材料整理注意事项:

(1)盖章位置:在《新乡学院学生学籍表》中,教务处学籍管理章加盖在照片左下角位置,避免遮盖面部;各学院公章加盖在“院(系)/部”处。在《新乡学院学生基本信息登记表》中,有照片的登记表,各学院公章加盖在照片左下角位置,避免遮盖面部;没有照片的登记表,各学院公章盖章加盖在表格右上角位置。

(2)材料需要照片的,需为免冠照片,照片清晰可辨识;

(3)材料手写部分须用黑色墨水填写,保证字迹清晰,避免涂改;如有涂改,须在涂改处加盖学院公章。

三、档案移交

1.移交时间:2024年6月15日之前。

2.移交手续:移交档案前,各单位应对归档材料认真检查。各学院须提交《新乡学院学籍归档材料移交目录》(附件2)一式2份。

3.移交地址:行政楼12层档案馆整理编目室(1236房间);

4.移交公示:档案馆将对各学院2024年毕业生学籍档案材料移交情况进行网上公示。

四、工作要求

1.请各学院分管学生与档案工作的相关领导通力合作,加强对本学院毕业生学籍档案归档工作的监督检查,将归档工作列入有关工作计划中,指定专人负责归档工作,保证工作的顺利开展实施。

2.兼职档案员和有关人员要切实履行职责,按照通知要求,认真落实好年度毕业生学籍档案的归档工作。

联系人:吕端阳

联系电话:3683279

附件:1.毕业生名册

    2.新乡学院学籍归档材料移交目录

                                                      档案馆

2024年5月10日

附件【附件1:毕业生名册.docx已下载
附件【附件2:新乡学院学籍归档材料移交目录.doc已下载
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