各学院：

我校2023届统招毕业生即将离校，毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是学校育人成果的历史见证，是珍贵的档案资料，具有重要的保存价值。现就做好毕业生合影照片收集归档工作通知如下。

一、归档范围

2023届统招毕业生合影照片

二、移交时间

2023年6月15日前

三、归档规程

各学院2023年统招毕业生毕业合影拍摄制作出片后，填写《新乡学院专题档案移交目录》（附件2），打印一式2份，由本学院兼职档案员汇总移交学校档案馆。

毕业生合影注意事项：

（一）纸质照片、电子照片（附文字说明）应一并归档。纸质照片图像要清晰，规格为12寸（约为A4纸大小），为了便于照片的长期保存，纸质照片须做过塑处理。照片正上方写题名“新乡学院XX学院XX届XX专业XX班毕业生合影”，题名右侧下方注明拍照时间，照片正下方依次写清姓名，学院负责人姓名后用小括号注明职务，教师姓名后用小括号注明“教师”。

（二）电子照片为JPG格式，保持原始像素和尺寸，电子照片应附有文字说明，与纸质照片对应，用U盘拷贝一并归档，或发至档案馆邮箱:dag@xxu.ed.cu。

四、工作要求

（一）请各学院分管学生与档案工作的相关领导加强对本学院毕业生合影照片归档工作的监督检查，将归档工作列入有关工作计划中，指定专人负责归档工作，保证工作的顺利开展实施。

（二）兼职档案员和有关人员要切实履行职责，按照通知要求，认真落实好年度毕业生合影照片的归档工作。

地址：行政楼12层档案馆整理编目室（1236房间）

联系人：李耷 郭艺

联系电话：3683279

附件：

1.《电子照片文字说明样式》

2.《新乡学院专题档案移交目录》

                                                                                                             档案馆

                                                                                                       2022年5月8日