各学院：

为做好我校2023年统招毕业生学籍档案材料整理归档工作，依据《新乡学院档案管理办法》（院政字[2020]114号）要求，现将具体工作通知如下：

一、归档范围

2023年毕业的统招毕业生学籍材料归档范围：《新乡学院学生学籍表》《新乡学院学生基本信息登记表》《高等学校毕业生登记表》。

二、移交时间

2023年6月10日前

三、归档规程

各学院2023年毕业生学籍材料整理、收集齐全后，分班级填写《毕业生名册》（附件2），打印一式3份，作为学籍档案目录使用，以学院为单位填写《新乡学院学籍归档材料移交目录》（附件1），打印一式2份，由本学院兼职档案员汇总移交学校档案馆。

移交学籍材料注意事项：

（一）在《新乡学院学生学籍表》中，教务处学籍管理章加盖在照片左下角位置，避免遮盖面部，各学院公章加盖在‘院（系）/部’一栏；在《新乡学院学生基本信息登记表》中，各学院公章加盖在表头‘学院’一栏。

（二）材料要粘贴照片的，需提供免冠照片，照片清晰可辨识。

（三）材料手写部分须用黑色墨水填写，保证字迹清晰，避免涂改，如有涂改，须在涂改处加盖各学院公章。

（四）打印《毕业生名册》（附件2），学号顺序、目录顺序和档案材料顺序做到一致。

（五）未正常毕业学生也需在《毕业生名册》显示（附件2），并在“备注”一栏注明未毕业事由。

四、保管和利用

档案馆对归档的毕业生学籍档案，进行科学编目，加工整理后存入档案库房永久保存。

五、工作要求

（一）请各学院分管学生与档案工作的相关领导通力合作，加强对本学院毕业生学籍档案归档工作的监督检查，将归档工作列入有关工作计划中，指定专人负责归档工作，保证工作的顺利开展实施。

（二）兼职档案员和有关人员要切实履行职责，按照通知要求，认真落实好年度毕业生学籍档案的归档工作。

地址：行政楼12层档案馆整理编目室（1236房间）

联系人：李耷、马新凤

联系电话：3683279

附件：1.《新乡学院学籍归档材料移交目录》

          2.《毕业生花名册》

                                                                                                                      档案馆

                                                                                                                2023年5月4日