各单位：

根据《重大活动和突发事件档案管理办法》《“十四五”全国档案事业发展规划》《新乡学院重大活动档案管理办法》等文件精神，为了用档案把学校建设发展历史记录好、留存好，加强学校重大活动档案专题数据库建设，确保档案完整、安全和有效利用，更好地服务于学校发展，特开展新乡学院2022年及以前重大活动档案收集归档工作。

一、归档范围

重大活动是指以学校名义举办的关系学校发展的各类活动，主要包括：

（一）中央、省（部）级领导人在我校的视察活动；

（二）国内外各界知名人士来我校参观、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等活动；

（三）教育部对我校各项工作的考核、评估、验收活动；

（四）学校与省、市政府的重要合作活动；

（五）学校承办的重大国际性会议、学术活动；

（六）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；

（七）学校主要领导参与的重要国内外公务活动；

（八）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；

（九）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式等；

（十）其它具有重大社会影响的活动。

重大活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，主要包括：

（一）纸质档案：各种文件材料(文件、讲话、记录、宣传报道、题词等)和相应的电子文件；

（二）声像档案：录音带、录像带、照片及文字说明等；

（三）实物档案：有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括标志、证书、证件、奖章等；

（四）其它具有保存价值的档案材料。

二、移交时间

2023年5月31日前

三、归档规程

各类档案分别按照时间顺序排序，并整理出各类目录。

（一）纸质档案

按红头文件、通知要求、讲话、记录、宣传报道、题词等排序；按照左装订格式设置边距。

（二）声像档案

各类档案分别附文字说明（时间、地点、人物、事件等）；照片需附人物的姓名及身份职务、集体合影附人员名单（从下而上、从左至右）。注：各类声像档案须保持原始原貌。

（三）实物档案

附文字说明，需注明接收时间、由来等情况。

各单位整理完毕后，请填写《新乡学院归档文件移交目录》（一式两份），纸质档案、声像档案电子版请发至档案馆邮箱（dag@xxu.edu.cn）。

四、保管和利用

档案馆对归档的重大活动档案，进行科学编目，加工整理后存入档案库房永久保存。

五、工作要求

（一）请各单位分管档案工作的领导加强对本单位重大活动档案归档工作的监督检查，将归档工作列入有关工作计划中，指定专人负责归档工作。

（二）兼职档案员和档案工作有关人员要切实履行职责，按照通知要求，认真落实好重大活动档案的归档工作，按照时间要求，高标准、高质量做好重大活动档案移交工作。

地址：行政楼12层档案馆整理编目室（1236房间）

联系人：李耷、秦丹

联系电话：3683279

附件：《新乡学院专题档案移交目录》

                                                                                                             档 案 馆

                                                                                                       2023年4月10日