各单位：

为保证新乡学院档案资料保存的完整与科学，依据中华人民共和国教育部颁布的《高等学校档案管理办法》，请学校各部门将2012年的文书档案归整好后（包括电子版，请发送至danganshi@xxu.edu.cn），于2013年3月15日前送交综合档案室。归档内容包括：

一、 学校各部门所接收的上级发文及各部门的下发文件（原件）。

二、 院党委、院行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。

三、 学校各部门所签订并履行完毕的合同与协议（原件）。

四、 学校各部门的各种年报表及统计数据，包括：中共党员、共青团员、民主党派、科研成果、职称评定、人员基本情况、教学计划、招生人数、学生分系（分专业、分班名单）、基本建设、仪器设备、固定资产、财务计划、外事活动等。

五、 学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

六、 学校举办的全校性活动，包括党代会、团代会、教代会、职代会、教学工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。

注：

1.所有归档文件必须附有归档文件移交目录，并且目录顺序需和原文件顺序一致（移交目录表格需在综合档案室网站下载）。

2.2013年毕业生的学籍档案，包括：成绩表、学籍表、毕业生登记表、发放毕业证书基本情况登记表，请于2013年6月10日前整理后送交综合档案室（每位学生的学籍表在前，成绩表在后）。

                                                                     综合档案室

                                                                   2013年2月26日