1

党委办公室

上级机关、同级机关的红头文件材料；下级机关报送的重要文件材料；会议文件、会议记录及纪要；领导视察及重要讲话；重要会议场面及大型活动等形成的文字、图片、音像等资料；党务工作文件材料。（学校下发红头文件需提供三份）

2

组织部

上级机关、同级机关的红头文件材料；领导任免文件原件；干部统计报表；组织沿革、机构设置、机构撤并、名称更改、组织细则等材料，人物类声像资料。

3

宣传部

上级机关、同级机关的红头文件材料；上级领导视察及重要讲话；媒体对外宣传学院的报道文字材料；各种宣传材料；文明委简报；校报；受县级以上表彰、奖励的材料；学校重大活动的照片、声像资料等。

4

统战部

上级机关、同级机关的红头文件材料；各民主党派统计报表及统计数据；各民主党派人员基本情况。

5

纪委
监察处

上级机关、同级机关的红头文件材料；纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料等；纪检监察信息。

6

工会

上级机关、同级机关的红头文件材料；举办各种活动形成的文字、图片、音像资料（包括教代会、职代会、运动会等）；评优评先材料及各种表彰材料（包括县级以上的表彰、奖励）；工会会员名册、批准加入工会组织的文件材料。

7

团委

上级机关、同级机关的红头文件材料；团内统计年报表；自行编辑的出版物；团代会形成的文字、图片、音像等资料。

8

校长办公室

上级机关、同级机关的红头文件材料（所有请示文件需有上级机关的批复，口头批复需注明结果）；通知、名单、议程、报告等；上级领导视察及重要讲话、贺辞、题词等；各种会徽设计材料；各部门工作计划、总结、统计材料；学校基本统计报表；会议文件、会议记录及纪要；行政管理工作的制度、程序、规定等文件材料；学校简报；督查、督办简报。（学校下发红头文件需提供三份）

序号

单位

归 档 材 料

9

教务处

上级机关、同级机关的红头文件材料；请示文件需要附批复（或者批示，口头批复需注明结果）；教学工作简报；教学研究、教学改革、教学计划及听课讲评等材料；考试安排表；教学质量综合分析；电化教学中形成的录像资料；工作量完成情况；迎评工作简报；各种教学工作会议记录及纪要；毕业生情况登记表；学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料；毕业生学籍表、成绩单；毕业生教师资格证申请表；省专业综合改革试点一览表、省特色专业建设点一览表、省实验教学示范中心一览表、省精品课程一览表、省教学团队一览表、实习基地一览表及声像资料。

10

科研处

上级机关、同级机关的红头文件材料；科研工作简报；每年科研项目及经费表；各级科研平台一览表；省级以上科研成果奖励表；学术会议一览表及讨论记录等；出版著作教材一览表、专利一览表、邀请专家讲学一览表； 科技计划等项目的审批（核准）管理、验收（评估）等文件材料，包括声像资料。

11

人事处

上级机关、同级机关的红头文件材料（请示文件需有批复，口头批复需注明结果）；相关的统计报表；人事任免文件；职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；教职工基本情况表及人事考核表；职称评审的各种材料；职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，人物类声像资料。

12

学生处

上级机关、同级机关的红头文件材料；新生入校分专业、分班名单；学生奖惩材料及奖、助学金名单及标准；三好学生、优秀学生干部推荐审批表、河南省大中专学校优秀应届毕业生审批表。

13

招生办公室

高考录取审批表；招生简章。

14

大学生就业指导中心

洽谈会材料；大学生创业及创业基地建设等的文字材料；实习基地材料。

15

财务处

学校财务管理规定、计划、总结；向上级请示的红头文件（需有批复，口头批复需注明结果）；财会档案销毁清册；奖学金管理工作文件；财务工作预算；凭证；交费清单；账本；教职工工资明细表；助学金。

16

审计处

审计项目一览表；审计结果及审计过程中形成的合同、图纸、图表等文字材料。

17

国有资产

管理处

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；政府采购及校内采购合同、验收资料等；设备统计报表。

序号

单位

归 档 材 料

18

保卫处

安全检查、调查记录等；与学校各部门签订的消防安全责任书；治安综合治理工作简报。

19

基建处

基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

20

后勤管理处

后勤公司任免干部文件；各种会议形成的文字、图片、音像资料；与有关单位签订的合同、协议、议定书等材料。

职工住房分配方案、细则等；职工住房情况统计表及调查表；后勤工作简报；计划生育材料；固定资产表；物资（办公设备等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料；国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）材料。

21

图书馆

图书采购报表；各种软件、电子图书、数据库相关统计报表，与各相关单位签订的合同等材料。

22

期刊中心

自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

23

外事处

学校派遣有关人员出席国际会议、出国、出境考察、访问、讲学、合作研究、学习进修的材料；出国出境审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录等材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学、参加国际会议、接待来访等外事活动中形成的材料。

24

继续教育
学院

继续教育学生录取审批表；毕业生登记表；招生简章。

25

教师发展
中心

师资培训的计划、方案及考核与总结；调查报告；出国进修等文件材料；师资培训过程中形成的文字、图片及声像资料。

26

法制办公室

律师签字审定的各种合同、协议原件。

27

各教学

院、系

本院（系）、教研室的各种会议材料；教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料、教学情况调查表等；优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；师范类学生申请教师资格证的材料；历届毕业生合影照片。