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综合档案室档案收缴制度

2012年06月29日 10:59  点击:[]

一、根据教育部《高等学校档案管理办法》的规定,高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

1.党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

5.科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。归档的重点是学院承担的科研项目(课题)各个阶段所形成的不同载体的文件材料,特别是研究试验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

6.基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。学院基建部门对与工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件,均应收集齐全并按要求整理后归档,归档的工程文件应为原件。工程文件的内容要真实、准确,与工程实际相符合。工程文件的内容及其深度要符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

7.仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8.产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9.出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10.外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的重要史料、凭证、帐簿、财务报告等专业材料,均属财会档案。学院每年形成的财会档案,应由财会部门按照财会档案归档要求进行整理,装订成册,编制财会档案保管清册,向学院档案室移交。归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、财务报告、工资清册等方面。

二、文件材料归档的要求与时间:

1.学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制件号和页码,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案部门移交。档案部门验收后填写档案材料移交清单,一式两份。

2.归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

3.档案材料归档时间为:

(一)党群、行政、出版、外事类档案应在次年4月底前归档。

(二)教学综合管理文件于次年6月底前归档。其它各类材料在学生毕业后,当年寒假前一次性归档。

(三)科研类档案应当在项目完成鉴定后两个月内归档。基建类档案应当在项目竣工验收后三个月内归档。设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。声像类档案应于录制编辑试放后两个月内归档。财务档案应在每年年终立卷,由财务部门保管三年,于次年六月底前归档。

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