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阅档须知

2019年03月01日 09:43  点击:[]

1.学校工作人员因工作需要利用档案的,需填写《查、借阅档案审批表》(校园网档案室网页下载),经审批后可查阅、复制、摘抄本单位归档的非涉密档案。

2.学校工作人员因工作需要借出本部门非涉密档案时,必须严格履行档案借阅手续,经审批同意签字后,方可借出。利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管,及时归还。归还档案时,要当面点清并予以注销。

3.外单位及个人利用学校开放档案时,须持单位介绍信及本人有效身份证件,同时在档案室网页下载填写《查、借阅档案审批表》经学校主管领导审批后方可利用学校档案,对外单位及个人,学校档案一律不外借。

4往届毕业生进行学历认证,需复印高考录取审批表,手续详见《学生查阅档案办理流程》。

5.复制档案,必须严格履行相关手续,经审批后对档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对,加盖公章,方能生效。

6.档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管,阅读时严禁吸烟、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等,保证档案的安全、完整、洁净。如发现上述情况发生,要追究其责任,严肃处理。

7.借出的档案一般在五个工作日之内归还,若需延长使用期限,应到综合档案室办理续借手续,重要档案当日归还。归还中如发现有转借、损坏、丢失等情况,应视情节和有关规定予以处理。

8.档案室对查、借阅情况做好登记,及时统计汇总利用情况,并对借出档案进行清缴。


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