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关于移交2017年文书档案的通知

2018年03月05日 11:08  点击:[]

各单位:

为保证学校档案资料保存的完整与科学,依据中华人民共和国教育部颁布的《高等学校档案管理办法》,请学校各部门将2017年的文书档案归整好后(包括电子版,请发送至danganshi@xxu.edu.cn),于2018年3月31日前送交综合档案室(A12-0101室)。

归档内容包括:

一、学校各部门所接收的上级发文及各部门的下发文件(原件3份)。

二、校党委、校行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。

三、学校各部门所签订并履行完毕的合同与协议(原件)。

四、学校各部门的各种年报表及统计数据,包括:中共党员、共青团员、民主党派、科研成果、职称评定、人员基本情况、教学计划、招生人数、学生分系(分专业、分班)名单、基本建设、仪器设备、固定资产、财务计划、外事活动等。

五、学校的各种出版物,包括:学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

六、学校举办的全校性活动,包括党代会、团代会、教代会、职代会、教学工作会、科研工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。

注:

1.所有归档文件必须附有归档文件移交目录,并且目录顺序需和原文件顺序一致(移交目录表格在综合档案室网站下载)。

2.2018年毕业生的学籍档案,包括:成绩表、学籍表、毕业生登记表、发放毕业证书基本情况登记表,请于2018年6月10日前整理后送交综合档案室。

3.声像类包括:(1)党群行政类(宣传部);(2)教学类(现教中心、名院系);(3)科研类(科研处);(4)外事类(外事处、国际教育与交流学院)、(5)产品类(科研处);(6)基建类(基建处);(7)人物类(组织部、人事处);(8)各院系历届毕业生合影照。

各部门应根据实际情况将本部门在教育教学及管理过程中形成的重要文字材料(含电子版)一并归档。

 

综合档案室

2018年3月5日

 


新乡学院各部门移交材料一览表

 

序号

单位

归 档 材 料

1

党委办公室

上级机关、同级机关的红头文件材料;下级机关报送的重要文件材料;会议文件、会议记录及纪要;领导视察及重要讲话;重要会议场面及大型活动等形成的文字、图片、音像等资料;党务工作文件材料。(学校下发红头文件需提供三份)

2

组织部

上级机关、同级机关的红头文件材料;领导任免文件原件;干部统计报表;组织沿革、机构设置、机构撤并、名称更改、组织细则等材料,人物类声像资料。

3

宣传部

上级机关、同级机关的红头文件材料;上级领导视察及重要讲话;媒体对外宣传学院的报道文字材料;各种宣传材料;文明委简报;校报;受县级以上表彰、奖励的材料;学校重大活动的照片、声像资料等。

4

统战部

上级机关、同级机关的红头文件材料;各民主党派统计报表及统计数据;各民主党派人员基本情况。

5

纪委
监察处

上级机关、同级机关的红头文件材料;纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料等;纪检监察信息。

6

工会

上级机关、同级机关的红头文件材料;举办各种活动形成的文字、图片、音像资料(包括教代会、职代会、运动会等);评优评先材料及各种表彰材料(包括县级以上的表彰、奖励);工会会员名册、批准加入工会组织的文件材料。

7

团委

上级机关、同级机关的红头文件材料;团内统计年报表;自行编辑的出版物;团代会形成的文字、图片、音像等资料。

8

校长办公室

上级机关、同级机关的红头文件材料(所有请示文件需有上级机关的批复,口头批复需注明结果);通知、名单、议程、报告等;上级领导视察及重要讲话、贺辞、题词等;各种会徽设计材料;各部门工作计划、总结、统计材料;学校基本统计报表;会议文件、会议记录及纪要;行政管理工作的制度、程序、规定等文件材料;学校简报;督查、督办简报。(学校下发红头文件需提供三份)

序号

单位

归 档 材 料

9

教务处

上级机关、同级机关的红头文件材料;请示文件需要附批复(或者批示,口头批复需注明结果);教学工作简报;教学研究、教学改革、教学计划及听课讲评等材料;考试安排表;教学质量综合分析;电化教学中形成的录像资料;工作量完成情况;迎评工作简报;各种教学工作会议记录及纪要;毕业生情况登记表;学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料;毕业生学籍表、成绩单;毕业生教师资格证申请表;省专业综合改革试点一览表、省特色专业建设点一览表、省实验教学示范中心一览表、省精品课程一览表、省教学团队一览表、实习基地一览表及声像资料。

10

科研处

上级机关、同级机关的红头文件材料;科研工作简报;每年科研项目及经费表;各级科研平台一览表;省级以上科研成果奖励表;学术会议一览表及讨论记录等;出版著作教材一览表、专利一览表、邀请专家讲学一览表; 科技计划等项目的审批(核准)管理、验收(评估)等文件材料,包括声像资料。

11

人事处

上级机关、同级机关的红头文件材料(请示文件需有批复,口头批复需注明结果);相关的统计报表;人事任免文件;职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根;教职工基本情况表及人事考核表;职称评审的各种材料;职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料,人物类声像资料。

12

学生处

上级机关、同级机关的红头文件材料;新生入校分专业、分班名单;学生奖惩材料及奖、助学金名单及标准;三好学生、优秀学生干部推荐审批表、河南省大中专学校优秀应届毕业生审批表。

13

招生办公室

高考录取审批表;招生简章。

14

大学生就业指导中心

洽谈会材料;大学生创业及创业基地建设等的文字材料;实习基地材料。

15

财务处

学校财务管理规定、计划、总结;向上级请示的红头文件(需有批复,口头批复需注明结果);财会档案销毁清册;奖学金管理工作文件;财务工作预算;凭证;交费清单;账本;教职工工资明细表;助学金。

16

审计处

审计项目一览表;审计结果及审计过程中形成的合同、图纸、图表等文字材料。

17

国有资产

管理处

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;政府采购及校内采购合同、验收资料等;设备统计报表。

序号

单位

归 档 材 料

18

保卫处

安全检查、调查记录等;与学校各部门签订的消防安全责任书;治安综合治理工作简报。

19

基建处

基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

20

后勤管理处

后勤公司任免干部文件;各种会议形成的文字、图片、音像资料;与有关单位签订的合同、协议、议定书等材料。

职工住房分配方案、细则等;职工住房情况统计表及调查表;后勤工作简报;计划生育材料;固定资产表;物资(办公设备等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料;国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)材料。

21

图书馆

图书采购报表;各种软件、电子图书、数据库相关统计报表,与各相关单位签订的合同等材料。

22

期刊中心

自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

23

外事处

学校派遣有关人员出席国际会议、出国、出境考察、访问、讲学、合作研究、学习进修的材料;出国出境审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录等材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学、参加国际会议、接待来访等外事活动中形成的材料。

24

继续教育
学院

继续教育学生录取审批表;毕业生登记表;招生简章。

25

教师发展
中心

师资培训的计划、方案及考核与总结;调查报告;出国进修等文件材料;师资培训过程中形成的文字、图片及声像资料。

26

法制办公室

律师签字审定的各种合同、协议原件。

27

各教学

院、系

本院(系)、教研室的各种会议材料;教研室的教学总结,教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料、教学情况调查表等;优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见;在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等;师范类学生申请教师资格证的材料;历届毕业生合影照片。

此归档材料是指导性归类,涵盖内容可能不全面,各部门应根据实际情况将

部门在教育教学和管理过程中形成的重要文字材料一并归档。

 

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